Assistenz des Bereichsleiters für Gebäudetechnik (m/w/d)

Einsatzplanung und Koordination

• Du erstellst und verwaltest den Einteilungsplan für unsere Monteure (m/w/d)
• Du planst Einsätze wöchentlich und monatlich – unter Berücksichtigung von Verfügbarkeiten, Urlauben und Krankmeldungen
• Du sorgst dafür, dass alle Aufträge und Wartungen effizient geplant und durchgeführt werden
• Du koordinierst Ressourcen wie Fahrzeuge, Werkzeuge und Materialien
• Du kommunizierst direkt mit den Monteuren, gibst Pläne weiter, holst Feedback ein und passt Pläne bei Bedarf an

Personalplanung

• Du unterstützt bei der kurz- und langfristigen Personalbedarfsplanung
• Du verwaltest Urlaubsanträge und Krankmeldungen und stellst einen reibungslosen Ablauf sicher

Administrative Unterstützung

• Du organisierst den Kalender des Bereichsleiters, koordinierst Termine und Meetings
• Du erstellst, verwaltest und archivierst Dokumente – auch in unserem ERP-System Streit.V1
• Du unterstützt bei der internen und externen Kommunikation (E-Mails, Telefonate, Korrespondenz)
• Du führst Protokolle bei Meetings und verfolgst Aufgaben nach

Projektmanagement

• Du hilfst bei der Planung und Durchführung von Projekten
• Du überwachst Zeitpläne und Meilensteine
• Du erstellst Statusberichte und Präsentationen für Bereichsleitermeetings

Büroorganisation & Schnittstellenfunktion

• Du entlastest den Bereichsleiter bei allen administrativen Aufgaben
• Du pflegst Datenbanken und Systeme
• Du koordinierst die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Teams
• Du bist erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen